Externaliser sa logistique peut apporter de nombreux avantages à une entreprise, tels que la réduction des coûts, l’amélioration de l’efficacité et l’accès à des compétences spécialisées. Cependant, il est important de bien piloter son prestataire logistique afin de s’assurer qu’il répond à vos attentes et qu’il contribue à la réussite de votre entreprise.

Un gros travail en amont est nécessaire pour trouver le bon prestataire logistique et entretenir la relation client-fournisseur.

👉Quels sont les différents métiers d’un prestataire logistique e-commerce ?

1. Définir des objectifs clairs et mesurables

Avant de choisir un prestataire logistique, il est important de définir clairement vos objectifs en matière de logistique. Cela vous permettra de choisir un prestataire qui est en mesure de répondre à vos besoins spécifiques. Vos objectifs doivent être clairs, mesurables et atteignables. Par exemple, vous pouvez vouloir réduire vos coûts de transport de 10% ou améliorer votre taux de livraison à temps de 97%.

Pour ce faire, c’est dans votre intérêt de réaliser un diagnostic de la situation de l’entreprise, vous pouvez relever les bénéfices de la mise en place de l’externalisation logistique. Il peut y avoir des inconvénients, qui restent à soulever également.

En confiant la gestion de sa logistique à un prestataire externe, l’entreprise peut se concentrer sur ses activités stratégiques et à plus forte valeur ajoutée. L’externalisation permet de moduler les ressources humaines en fonction des besoins de l’entreprise. Cela permet aussi de réduire les coûts fixes liés au personnel et de s’adapter plus facilement aux fluctuations d’activité. Un prestataire logistique peut souvent proposer des tarifs plus avantageux que ceux que l’entreprise pourrait obtenir en gérant sa logistique en interne. Cela est dû aux économies d’échelle et à l’expertise du prestataire logistique.

En revanche, en externalisant sa logistique, l’entreprise peut prendre des risques, à évaluer en amont. Elle peut, notamment, se voir perdre un certain savoir-faire en interne. Encore une fois, il est donc indispensable de choisir un prestataire fiable et compétent qui sera en mesure de maintenir le niveau de qualité de service souhaité. L’externalisation peut entraîner des suppressions d’emplois au sein de l’entreprise. Il est important de mettre en place une communication efficace avec le prestataire logistique afin d’éviter les problèmes de coordination. Avant de prendre la décision d’externaliser sa logistique, il est préférable d’analyser les flux logistiques et de simuler les coûts actuels de l’activité réalisée en interne. Cela permettra à l’entreprise de prendre une décision éclairée.

2. Choisir le bon prestataire

prestataire logistique qui réalise un bilan des activités du e-commerce

Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous pouvez commencer à rechercher des prestataires logistiques potentiels. Il est important de comparer plusieurs prestataires et de demander des devis détaillés. Vous devez également vous assurer que le prestataire que vous choisissez est fiable, compétent et expérimenté.

Pour mener à bien un projet d’externalisation logistique, il est essentiel de constituer une équipe projet. Cette équipe doit réunir des représentants de tous les services concernés par la logistique, tels que la production, les achats, la distribution, le commerce et la finance. Cela permettra de garantir une prise en compte globale des enjeux et des besoins de l’entreprise. L’équipe projet doit également établir un calendrier global du projet, qui définira les différentes étapes à franchir et les échéances à respecter.

Le cahier des charges est un document essentiel qui permet de formaliser les besoins de l’entreprise en matière de logistique. Il doit être précis et exhaustif, et décrire en détail les prestations attendues du prestataire. Le cahier des charges doit également définir les critères de sélection des prestataires, tels que le savoir-faire, les tarifs et la qualité de service. A ce moment là, les prévisions du client doivent être fournies au potentiel fournisseur.

Élaborer une grille tarifaire détaillée pour comparer les offres commerciales des différents prestataires logistiques. Elle doit être précise et inclure tous les coûts directs et indirects liés à la prestation logistique. Il est judicieux de scinder les prestations dans différentes catégories, dans la grille tarifaire. Par exemple, les réceptions, le stockage, la préparation de commande, le pilotage, les frais d’installation, les retours sont des types de prestations logistiques différentes pour lesquels il est nécessaire qu’ils soient différenciés. Faire une synthèse est essentiel ensuite pour calculer le coût logistique à la commande. Selon les solutions proposées par le prestataire logistique, il va faire une proposition commerciale. Les prestations de picking et de packing selon les attentes de la marque doivent y être indiquées. S’il y a des prestations sur-mesure, autrement dit de la personnalisation telles que : apposer un sticker, plier du papier de soie, insérer un mot personnalisé, il est primordiale qu’elles soient chiffré dans la grille tarifaire.

Le grille tarifaire doit prendre en compte les coûts des diverses prestations mais également les prix des consommables. Les boites d’expédition, le papier de soie, la carte de remerciement, les manchons, le papier de calage kraft font partie des différents éléments de packing envisagés par le client. Toutes ces fournitures sont refacturés au client. C’est pourquoi, avant la signature du contrat, le client doit pouvoir se faire une idée du prix des consommables ainsi que des différentes options de packing pour convenir d’un commun accord.

Etudier l’ensemble des prestataires consultés pour mener à bien le projet d’externalisation logistique est important. Si vous avez contacté des profils de prestataires différents, vous avez ainsi obtenu un large éventail d’offres pour pouvoir les comparer. Pour déterminer le prestataire logistique avec qui vous avez l’intention de collaborer, analyser les retours de ces derniers. Vous pouvez vérifier si les offres des prestataires répondent aux exigences définies dans le cahier des charges. Il s’agit de s’assurer que les prestataires ont bien compris les besoins de l’entreprise et qu’ils sont alors en mesure de les satisfaire.

L’aspect tarifaire intervient par la suite, il ne s’agit pas de choisir l’offre la moins chère, mais de trouver le meilleur rapport qualité-prix. Pour cela, il faut prendre en compte tous les coûts. Il est également important d’évaluer les références client des prestataires. Cela permet de se faire une idée de leur expérience et de leur savoir-faire. Il est utile de contacter les anciens clients des prestataires pour avoir leur avis et de bénéficier de certaines de leurs préconisations.

Enfin, il est important de rencontrer les prestataires short-listés afin de discuter de leur offre en détail et de poser des questions. C’est l’occasion de vérifier la motivation des prestataires et de s’assurer doublement qu’ils sont en mesure de répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.

3. Établir un contrat clair et précis

Le contrat doit définir les responsabilités de chaque partie, les objectifs de performance, les tarifs et les conditions de paiement. Il doit également inclure une clause de résolution de litiges.

L’entreprise doit fournir au prestataire toutes les informations dont il a besoin pour comprendre ses besoins et ses attentes. Elle doit également l’aider à s’intégrer à son système d’information et à ses processus. Le transfert de l’activité logistique au prestataire doit être réalisé de manière contrôlée et progressivement. Il est également important de mettre en place des mesures de suivi pour s’assurer que la passation se déroule sans problème.

4. Mettre en place des outils de communication et de suivi

Il est important de mettre en place des outils efficaces afin de rester en contact avec votre prestataire logistique et de suivre ses performances. Cela peut inclure des réunions régulières, des rapports mensuels et des tableaux de bord. Le prestataire doit être proactif et communiquer régulièrement avec le client. Il doit rester ouvert aux suggestions et aux feedbacks de l’entreprise. En suivant les KPIs régulièrement, le prestataire logistique peut mettre en place des actions de progrès si nécessaire. Cela peut inclure la formation du personnel du prestataire, l’amélioration des processus ou l’investissement dans de nouvelles technologies. La relation entre l’entreprise et le prestataire logistique doit être basée sur une vision commune et des objectifs gagnant-gagnant.

Comités de pilotage

Les Copil permettent au client et à son prestataire logistique de se réunir régulièrement pour suivre l’avancement de la prestation et identifier les éventuels écarts par rapport aux objectifs fixés. C’est essentiel pour anticiper et au besoin résoudre les problèmes qui pourraient survenir. Ces réunions permettent au prestataire logistique de prendre des décisions stratégiques concernant la prestation et d’améliorer la prestation en permanence.

Les enjeux pour le client sont importants car bien piloter son prestataire logistique va permettre d’améliorer clairement la performance de la supply chain. Les échanges d’informations fluidifient la collaboration entre les deux parties prenantes. Le client voit des intérêts monétaires et peut clairement identifier des opportunités d’optimisation et réduire ses coûts logistiques grâce à la mise en place d’actions correctives. A vous de définir à quelle fréquence vous souhaitez réaliser ces comités de pilotage, tous les mois, tous les trimestres. L’ordre du jour doit être précis et un compte rendu détaillé est rédigé en fin de réunion.

Nos conseils

  • Préparer soigneusement les comités de pilotage client-prestataire.
  • Favoriser une communication entièrement transparente
  • Prendre des décisions claires et actionnables.
  • Suivre les actions décidées et mesurer les résultats obtenus.

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